Attendance Policy

Dear HPS families,

We wanted to take some time and explain how our attendance system works and the tracking system for absences that Eagle County Schools has put in place this school year. Attendance is a key factor in student achievement and any absence from school represents an educational loss. Students who have consistent and regular attendance do better academically and socially. By law it is required that every child aged 6-17 attend school​.

 

If you are absent...

A parent/guardian must call school on the day of your absence. The HPS phone number is 970-328-2940. Absences are considered unexcused when we are unable to determine a reason  from parents for the absence. Parents should always call the office to excuse their student from school when they are absent due to illness or family emergency.

 

Excused/Unexcused Absences

• The following are considered excused absences:

  • A student who is temporarily ill or injured or whose absence is approved by the school on a prearranged basis. Pre-arranged absences shall be approved for medical appointments or circumstances of a serious nature of which cannot be taken care of outside school hours.

  • A student who is absent for an extended period due to physical, mental, or emotional disability

• An unexcused absence is defined as an absence that is not covered by one of the above exceptions. Unexcused absences are entered into a student’s record.  

 

Missed Work

• ●  Students who miss school work because of excused or unexcused absences shall be given the opportunity to make up missed work. Students will, at the minimum, be allowed one day to make up work for each day missed. Although the school staff is obligated to facilitate the make-up work process, the prime responsibility for assuring work is completed in a timely manner lies with the student and family. It should also be understood that there are activities and instruction that happen in the classroom that are experiential and cannot be made up, therefore students and families must accept the natural consequences for missing classes.

 

Pre-excused absences...

• ●  Must be approved five (5) days before the day you will miss school.

●  Must include a note from parent or guardian, or have his/her signature on the form.

●  Pre-excused absence forms should be completed and be returned to the office two days prior to the absence.

●  Check with your child’s teachers regarding work to be done before, during and after your absence.

Note:  These absences are counted into the total of missed days and count towards the total number of days missed.

 

Chronic Absenteeism / Absence Tracking System

We have a leveled system for chronic absences. Teachers will be taking attendance within PowerSchool once a day in lower school and every class period in upper school. The absences are monitored by our registrar and resolved in terms of excused or unexcused. Absences are considered unexcused when we are unable to determine a reason from parents for the absence. Parents should always call in to excuse their student from school when they are absent due to illness or family emergency.

 

Middle School Guidelines

Note: ALL absences, excused and unexcused are totaled and will result in the following actions.  Minutes of tardies are considered in attendance totals as well.

# of Absences by periods (8 periods per day)		Action
16 Unexcused or 40 Total (Excused and Unexcused)		Courtesy call from school
24 Unexcused or 80 Total (Excused and Unexcused)		Warning letter sent home from school
32 Unexcused or 120 Total (Excused and Unexcused)		Parent meeting to develop truancy prevention plan
40 Unexcused or 200 Total (Excused and Unexcused)		Summons to truancy court

 

Elementary School Guidelines

Note:  ALL absences, excused and unexcused are totaled and will result in the following actions. Minutes of tardies are considered in attendance totals as well.

# of Absences per day	Action
2 days Unexcused or  5 Total (Excused and Unexcused)	Courtesy call from school
3 days Unexcused or  10 Total (Excused and Unexcused)	Warning letter sent home from school
4 days Unexcused or  15 Total (Excused and Unexcused)	Parent meeting to develop truancy prevention plan
5 days Unexcused or  25 Total (Excused and Unexcused)	Summons to Truancy Court

 

 

 

Estimadas familias de HPS,

Quería tomarme el tiempo para explicarles cómo funciona nuestro sistema de asistencia y un nuevo sistema de seguimiento de las ausencias que las Escuelas del Condado Eagle han implementado este año escolar. La asistencia es un factor clave en el rendimiento estudiantil y cualquier ausencia de la escuela representa una pérdida educativa. Los estudiantes que tienen una asistencia regular y constante obtienen mejores resultados académicos y sociales. Por ley, se requiere que todos los niños de 6 a 17 años asistan a la escuela.

Si se encuentra el estudiante ausente...

Un padre / tutor debe llamar a la escuela el día de la ausencia. El número de teléfono en HPS es 328-2942. Las ausencias se consideran injustificadas cuando no podemos determinar una razón de los padres para la ausencia. Los padres siempre deben llamar a la oficina para excusar a su estudiante de la escuela cuando están ausentes debido a una enfermedad o emergencia familiar.

Ausencias justificadas/Sin justificar

• Las siguientes se consideran ausencias justificadas:
  • Un estudiante que está temporalmente enfermo o lesionado o cuya ausencia es aprobada por la escuela con una razón preestablecida. La ausencia programada previamente se aprobará para citas médicas o circunstancias de una naturaleza grave que no pueden ser atendidas fuera del horario escolar.
  • Un estudiante que está ausente por un período prolongado debido a una discapacidad física, mental o emocional.
• Una ausencia injustificada se considera como una ausencia que no está cubierta por alguna de las razones mencionadas anteriormente. Las ausencias injustificadas que dan dentro del record del estudiante.

Trabajos faltantes

• Los estudiantes que les falta entregar trabajos escolares debido a ausencias justificadas o injustificadas tendrán la oportunidad de recuperar el trabajo perdido. A los estudiantes se les permitirá, como mínimo, un día para recuperar el trabajo por cada día perdido. Aunque el personal de la escuela está obligado a facilitar el proceso de trabajo de recuperación, la responsabilidad principal de garantizar que el trabajo se complete de manera oportuna recae en el estudiante y la familia. También debe entenderse que hay actividades e instrucción que ocurren en el aula que son experimentales y no se pueden recuperar, por lo tanto, los estudiantes y las familias deben aceptar las consecuencias naturales de las clases perdidas

Ausencias pre justificadas...

• Deben aprobarse con cinco (5) días previos a los días que van a faltar.
• Deben incluir una nota de los padres o tutores, o contar con la firma de ellos en la solicitud.
• Las ausencias pre justificadas deben llenarse y entregarse a la ofician dos días antes de la ausencia.
• Consulten con sus maestros sobre el trabajo que debe realizarse antes, durante y después de su ausencia.
• Nota: estas ausencias se cuentan dentro del número total de días perdidos.

Ausentismo crónico / Sistema para registrar las ausencias

Tenemos un sistema en niveles para ausencias crónicas. Los maestros tomarán asistencia dentro de PowerSchool una vez al día en la escuela primaria y en cada período de clase en la secundaria. Las ausencias son monitoreadas por nuestra secretaria y registradas como justificadas o no justificadas. Las ausencias se consideran injustificadas cuando no podemos determinar una razón de los padres por la ausencia. Los padres siempre deben llamar para excusar a sus hijos de la escuela cuando están ausentes a causa de una enfermedad o emergencia familiar.

Lineamientos para la escuela secundaria

Nota: TODAS las ausencias, justificadas o no, se totalizan y dan como resultado las siguientes acciones. Los minutos que llegan tarde se consideran en los totales de las ausencias también.

# de ausencias por períodos (6 períodos al día)	Acción
12 Injustificadas o   60 en total (justificadas y sin justificar)	Llamada de cortesía de la escuela
18 Injustificadas o  90 en total (justificadas y sin justificar)	La escuela envía una carta de advertencia
24 Injustificadas o   120 en total (justificadas y sin justificar)	Se hace una reunión con los padres para hacer   un plan de prevención para ir a corte
30 Injustificadas o   150 en total (justificadas y sin justificar)	Se envía un citatorio para la corte de ausentismo   escolar

 

Lineamientos para la escuela primaria

Nota: TODAS las ausencias, justificadas o no, se totalizan y dan como resultado las siguientes acciones. Los minutos que llegan tarde se consideran en los totales de las ausencias también.

# de ausencias por día	Acción
2 días injustificados o   10 en total (justificadas y sin justificar)	Llamada de cortesía de la escuela
3 días injustificados o   15 en total (justificadas y sin justificar)	La escuela envía una carta de advertencia
4 días injustificados o   20 en total (justificadas y sin justificar)	Se hace una reunión con los padres para hacer   un plan de prevención para ir a corte
5 días injustificados o   25 en total (justificadas y sin justificar)	Se envía un citatorio para la corte de ausentismo   escolar